若手技術者を一人で出張に行かせるときに必要なこと

出張を若手技術者に任せるとき、口頭で指示していませんか。ぜひ、「筆記」を活用することをお勧めします。

口頭指示の落とし穴

若手技術者に出張に一人で行ってもらい、さまざまな情報を収集し、場合によっては柔軟に現場で対応させることは、若手技術者の「自主性」を育むためにとても重要です。

くわえて、仕事を早い段階で任せられることは、技術者指導者層の方々にとっても業務分担が進むこととなり、時間の捻出がやりやすくなるというメリットがあります。

しかしながらいざ仕事を任せたものの、技術者指導者層の方々の多くは、

といった不安に駆られてしまうのが一般的です。

経験の浅い若手技術者に任せる以上、上記のような不安が現実になってしまう可能性はゼロではありませんが、限りなくゼロに近づける方法はあります。

それは、「活字という筆記を活用して若手技術者の理解を確認する」ことです。

言葉というコミュニケーションは極めてスピーディーかつ有効な手法ですが、誤解が生じやすいという落とし穴があります。

この落とし穴の最も大きな原因は、指示を出す側の話を、聞く側がそのまま繰り返す「オウム返し」の返答をすることで、指示したほうは相手が「100%理解した」と誤解してしまうことです。

これを防ぐために「筆記」というのは極めて重要です。言葉と異なり活字はごまかしが利きません。きちんと頭の中が整理できていないと書けないのです。

つまり、若手技術者が自分の手で技術者指導者層の方々が満足する答えを「活字」で出してこない限り、どこかで理解不十分なところがある、誤解が生じているといった可能性があるのです。

具体的には、

１．出張の大目的
２．出張で得てきたい情報、決めてきたいことの項目
３．上記２を実現するために必要な具体的な現地でのアクション

という3点を、「若手技術者に書いてもらう」ということを出張前日までに一度行ってください。

そして、いきなり答えを言い渡すのではなく、徹底的に考えさせてください。

この思考を育成する効果的なやり方として、目の前で上記の3点を書いてもらい、ストップウォッチで時間を決めて、時間内に書きなさい、という指示を出すことが一例として挙げられます。

時間が限られている中で、どうやって答えを出すかというプレッシャーをかけることで、本人の思考能力の限界近くで考えさせるということを習慣にさせるのです。

ここで答えが出せないことについては、ある程度叱ることも重要です。

叱る場合はポイントを絞って、短時間で何が問題なのかを伝え、それがわからないことが出張において問題であるということを徹底的に叩き込むのです。ダラダラと説教のようにするのは相手の記憶に残りにくくなるので避けてください。

このような活字を通した指示によって、若手技術者の思考が技術者指導者層と同じレベルに早い段階で達し、出張を任せられるようになるに違いありません。

ぜひ、職場で実践してみてください。