業務負荷軽減し、実消化確定データの早期化を実現

製薬業A社様
部署：営業管理部年商：100億円

背景

いくつもの病院を相手に営業活動を行うA社。

マーケティング・営業力強化のため、卸売業者が病院等に納入した販売実績を正確に把握しようとしますが、データ処理が煩雑でクレンジング処理も手作業に頼るなど負担が大きく、思うように戦略が立てられませんでした。

課題・問題

卸売データの変換エラーが多くメンテナンスが大きな負担に

MR（医療情報担当者）の実績を正確に捉え、次の営業戦略に活用していくためには、実際に医薬品の納入を行っている卸業者の卸売データと自社のシステムとの連携が必要になります。

「当社では、医薬品卸より業界VAN経由で入手した販売実績データを、自社で活用できる形にその都度変換していました。しかし、卸ごとに医療機関のコードが異なるため、手作業でクレンジング処理を行っていたのです。作業が煩雑で変換エラーも多く、そのたびにメンテナンス作業が発生するなど、業務負荷の軽減に頭を悩ませていました」と、管理担当者のM氏。

こうしたことから、クレンジング処理の効率化や、マスタメンテナンスの負荷の軽減、実消化データ公開の早期化を考え、新たなシステムの導入を検討することになったのです。

卸販売実績の確定やMRへの公開に時間がかかる

「システムの要件として、業務部門としては卸業者とのEDI連携やデータ登録の自動化が図れ、日常作業負荷の軽減が実現できるものであること。また、経営層からは、実消化のデータの検索や分析ができ、営業戦略や経営判断に早期に活かせるようにしたいという要望も挙がっていました」（M氏）。

検索ということでは、“施設名、住所”などのあいまい検索や、“都道府県、市町村、診療科目”などの業界標準のアルトマーク情報に加え、“施設区分、施設大中小分類等”の自社独自の項目による検索もできるようにしたいと考えていました。

卸販売実績の自動取り込みからコード変換、データ変換、データ集計、データ照会という一連の作業が自動化できれば、経験者頼りの属人的でリスクのある作業がなくなり、実消化データ公開の早期化も実現できます。

さらにデータを分析することで、“次のアクションをどうするか”“どのような営業戦略を立てるか”といった判断もできるようになります。

課題解決のポイント
1.卸ごとに医療機関のデータが異なり、クレンジング処理に手間がかかる
2.正確な卸売販売実績がつかめず、次のアクションが立てられない
3.卸合併や市町村合併、施設の統廃合でマスタメンテナンスの負荷が増大

解決後の効果・結果
1.クレンジング処理が自動化され、業務負荷が軽減
2.実消化データ公開の早期化を実現し、営業戦略に活かす
3.アルトマーク情報との連携でマスタメンテナンスの工数を削減

アルトマーク情報との連携で正確な施設把握が可能に

A社は以前からシステム構築で取引のあったFJMの担当に相談してみることにしました。

そこで提案されたのが「実消化ソリューション」でした。「実消化ソリューション」は、卸の納入情報を自社の実績評価や生産計画、拡販活動のために収集し、自社で扱うデータとして加工できるシステムです。

「卸ごとに医療機関のコードが異なるため変換エラーが多く、クレンジング処理に手間がかかっていましたが、データの取り込みやコード変換が自動化されたことで、作業が大幅に効率化しました。また、アルトマーク情報との連携が実現できたことで、より正確な施設把握が可能になり、マスタメンテナンス作業の負荷が軽減しました」（M氏）。

「実消化ソリューション」では、アルトマーク情報自動取り込みを実装。

施設名・郵便番号・住所・電話番号等を元に、施設コードの紐付処理や不要データ削除更新処理を実施します。合併や統廃合等で項目が変更されていても常に最新のデータに保てます。

さまざまな角度から実績や達成率を分析し、経営判断に役立てる

データ処理が自動化されたことで、リアルタイムの実消化データを迅速に公開することもできるようになりました。

「実消化システム内に“実消化速報機能”があり、それを利用することですぐにMRへの卸販売実績の公開が可能になりました。加えて、クレンジング後の実消化データを様々な角度から分析することもできるようになりました」（M氏）。

こうして営業戦略が立てやすくなったA社ですが、さらに“予算登録機能”を活用することで、経営スピードも速くなったと言います。

「担当者やチーム、営業所、支店といった各階層別の合計予算金額がすぐに見られるし、予算登録した金額に対して、実績や達成率を分析し、経営判断に役立てることができるようになりました。特に分析機能は、経営層から高い評価を受けています」と、M氏はその効果を語ってくれました。

出典：『業務負荷軽減し、実消化確定データの早期化を実現。』株式会社富士通マーケティング