購買業務の電子化を成功させるには?

購買業務の電子化を成功させるには?

こんにちは。テクノアの佐々木です。

最近ものづくりの現場でも、「電子化」「ペーパーレス化」という言葉を耳にします。今回は購買業務における書類の電子化について考えます。

紙媒体から電子データへの置き換えに取り組んでいる中小製造業様も多くなってきました。その反面、「電子化はしたけど、結局は紙も必要」という声も聞きます。

なぜ、書類を電子化しても紙が減らないのか、書類の電子化を成功させ紙を減らすにはどうすればよいのでしょうか。

 

1. 電子化の現状

いまやほとんどの企業がパソコンやスキャナ、インターネットを利用できる環境があります。書類をスキャンしてPDFファイルにし、メールで関係者に回覧・共有するなどの単純な電子化であれば、だれでも行える状況です。

スマートフォンやタブレット端末も身近になり、商用利用も多くなってきました。通信規格5Gの商用サービスが開始されると、モバイル環境の利用が加速され、書類の電子化はさらに進んでいくことでしょう。

 

2. 書類が電子化しても紙が減らないのはなぜ?

書類をパソコンで作成するようになり、購買業務の作業効率は上がりました。これにより、同じ時間で作成できる書類の量が今までより増えるので、人によるチェックや確認作業の業務負荷は上がっていきます。

確認作業は紙に印刷してチェックを行っている場合、当然紙の量は減りません。減らないどころか増える一方です。

なぜこのような状況になるのでしょうか。それは今まで紙で管理していた書類を、そのままPDF化するだけで、業務そのものが紙での運用の頃と変わらないからだと考えます。単純な電子化ではメリットは享受できません。それどころか、メールの誤送信やウィルス感染など、セキュリティリスクが高まる側面もあります。

 

3. 購買業務「本当の電子化」

購買業務は特に社外とやり取りする伝票が多くあります。そのため購買業務の電子化は、取引先も含めて業務そのものを見直すことで、初めて効率化ができます。

伝票をPDF化してメールで送るだけでは、取引先には効率化どころか、メールの確認、紙の印刷など業務変更による負担を押し付けるだけとなります。これではなかなか協力を得ることはできず、電子化は進まなくなってしまいます。

テクノアではその解決策として「BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業」というビジネス基盤を提案いたします。クラウドサービス上で、取引先と常に同じデータを共有することで、企業間の業務をよりシンプルに、そしてスピーディーに変えることができます。電子帳簿保存法に対応し、発注書を紙で保管する必要もなくなります。

「BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業」は受注側となる取引先にもメリットのあるサービスです。このサービスを介した取引が複数企業に広がると、異なる企業のデータも同じ画面で確認ができるので、電子化された受注業務の標準化が図れます。導入いただいた1社のみでなく、取引先、ひいては業界全体の電子化へ貢献してまいります。

図1

「BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業」は企業間取引のリーディングカンパニー株式会社インフォマートより、2020年3月に新たに製造業向けに提供される受発注電子化サービスです。テクノアの生産管理システム「TECHS-S」からの発注データをシームレスに連携することも可能です。

 

参考:BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業

■テクノア


中小企業診断士。株式会社テクノアに入社し個別受注型生産管理システム『TECHSシリーズ』の運用指導を担当。日々製造の現場にご訪問し、システムを通じて経営者の想いを社員の皆様にお伝えするお手伝いをしています。◎テクノアは、出荷本数3700社を超える国内トップシェアの中小企業向け生産管理システム『TECHSシリーズ』を開発・販売しているソフトウェア開発企業です。「外洋帆船経営」を標榜し、情報技術【IT文明】の進歩を先取して『人々がより人間らしい、ゆとりと生きがいがある生活』を実現するため、独創的なソフトウェアと付帯サービス【ソフト文化】の開発と提供を通じて社会貢献します。