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打ち合わせでの最重要事項

打ち合わせでの最重要事項

この質問を若手技術者にしたとき、明確な返答が出てきますでしょうか。

もしかすると技術者指導者層の方々の中にも明確な回答はできない場合があるかもしれません。

このように、技術者の仕事で多くの時間を費やす可能性のある「打ち合わせの存在意義」について即答できる技術者は、意外にも少ないものです。

打ち合わせの主目的とは

さて上記の打ち合わせの主目的は何か、に対する答えですが、

「何かを決める」

ということです。

若手技術者育成においては、この打ち合わせの主目的を理解してもらうことが大切です。

 

では、何かを決めるにあたって重要なことは何でしょうか。

それは、「打ち合わせの終了時間を決める(複数の議題があるときは、時間割含めて)」ということです。

打ち合わせの際に決めておくべきこと

これまで打ち合わせに出る、もしくは打ち合わせを主催する際、集まると同時に明確な終了時間や、複数議題がある場合の打ち合わせの時間割をきちんと明確にする、またはされたうえで進んだ打ち合わせがどれだけあったでしょうか。

恐らく、時間のどんぶり勘定的に、この打ち合わせは30分、または1時間と内容に対して異常に長い時間を設定されていませんでしょうか。

この時間がルーズなダラダラ打ち合わせは、必要以上に時間を浪費するため不必要な長時間労働や業務効率低下につながってしまいます。

 

もし、若手技術者が打ち合わせを主催することがある場合、この点を理解するまで徹底的に指導してください。

そしてこの打ち合わせ時間に制限を持たせることは打ち合わせ出席者全員に、「緊張感」を与えることになります。

限られた時間で議論をして、決定すべきことを決めるという緊張感はとても重要です。

理想的な打ち合わせの時間とは

では、打ち合わせの時間はどのくらいがいいのでしょうか。

あくまで目安ですが、議題一つあたりの打ち合わせ時間は15分程度がこの緊張感をもちながら、議論もできる時間であると考えます。

 

主催者は、「限られた時間でいかに効率よく情報を提供し、決めたいことを決定するか」

そして出席者は、「限られた時間でいかに自らの意見を効率よく述べるか」

ということを考えるようになっていくに違いありません。

 

限られた時間という緊張感を常に持って打ち合わせに臨むよう、若手技術者に指導していくことが長時間勤務の効率化につながっていきます。


東京工業大学工学部高分子工学科(有機化学)卒業後、ドイツ研究機関 Frauhofer Institute にて1年間医療材料研究のインターンを終了し、東京工業大学大学院修士課程(高分子応用研究)修了。学術論文一覧は研究者向けSNSである ResearchGate にて公開中。◎大手機械メーカーの航空機エンジン部門にて、10年以上にわたりFRPに関連する業務に従事。社内試作から始まったCFRP航空機エンジン部品の設計、認定開発、海外量産工場立ち上げを完了。本部品は先進性が高いという評価を得て、世界的FRP展示会 JEC にてInnovation award受賞。新規FRP材料研究においては、特許や海外科学誌への論文投稿掲載を推進し、Polymer Journal、Polymer Compositesをはじめとした科学誌に掲載。◎主な著書に『CFRP~製品応用・実用化に向けた技術と実際~』(共著)など。◎Professional member of Society of Plastics Engineers( SPE; 米国プラスチック技術者協会)◎– 高分子学会(The Society of Polymer Science) 正会員◎– 繊維学会(The Society of Fiber Science/Technology)正会員◎– NPO インディペンデント・コントラクター協会(IC協会)正会員◎– 国立大学法人 福井大学 非常勤講師 http://engineer-development.jp/