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打ち合わせでの最重要事項

打ち合わせでの最重要事項

この質問を若手技術者にしたとき、明確な返答が出てきますでしょうか。

もしかすると技術者指導者層の方々の中にも明確な回答はできない場合があるかもしれません。

このように、技術者の仕事で多くの時間を費やす可能性のある「打ち合わせの存在意義」について即答できる技術者は、意外にも少ないものです。

打ち合わせの主目的とは

さて上記の打ち合わせの主目的は何か、に対する答えですが、

「何かを決める」

ということです。

若手技術者育成においては、この打ち合わせの主目的を理解してもらうことが大切です。

 

では、何かを決めるにあたって重要なことは何でしょうか。

それは、「打ち合わせの終了時間を決める(複数の議題があるときは、時間割含めて)」ということです。

打ち合わせの際に決めておくべきこと

これまで打ち合わせに出る、もしくは打ち合わせを主催する際、集まると同時に明確な終了時間や、複数議題がある場合の打ち合わせの時間割をきちんと明確にする、またはされたうえで進んだ打ち合わせがどれだけあったでしょうか。

恐らく、時間のどんぶり勘定的に、この打ち合わせは30分、または1時間と内容に対して異常に長い時間を設定されていませんでしょうか。

この時間がルーズなダラダラ打ち合わせは、必要以上に時間を浪費するため不必要な長時間労働や業務効率低下につながってしまいます。

 

もし、若手技術者が打ち合わせを主催することがある場合、この点を理解するまで徹底的に指導してください。

そしてこの打ち合わせ時間に制限を持たせることは打ち合わせ出席者全員に、「緊張感」を与えることになります。

限られた時間で議論をして、決定すべきことを決めるという緊張感はとても重要です。

理想的な打ち合わせの時間とは

では、打ち合わせの時間はどのくらいがいいのでしょうか。

あくまで目安ですが、議題一つあたりの打ち合わせ時間は15分程度がこの緊張感をもちながら、議論もできる時間であると考えます。

 

主催者は、「限られた時間でいかに効率よく情報を提供し、決めたいことを決定するか」

そして出席者は、「限られた時間でいかに自らの意見を効率よく述べるか」

ということを考えるようになっていくに違いありません。

 

限られた時間という緊張感を常に持って打ち合わせに臨むよう、若手技術者に指導していくことが長時間勤務の効率化につながっていきます。


技術者育成研究所所長・FRPコンサルタント。入社2~3年目までの製造業に従事する若手技術者に特化した法人向け人材育成プログラムを提供し、自ら課題を見つけそれを解決できる技術者育成サポートを行う。◎東京工業大学工学部高分子工学科卒業後、ドイツにある研究機関 Fraunhofer Institute での1年間のインターンシップを経て同大学大学院修士課程修了。世界的な展示会での発明賞受賞、海外科学誌に論文を掲載させるなど研究開発最前線で業務に邁進する一方、後身の指導を通じて活字を基本とした独自の技術者人材育成法を確立。その後、技術者人材育成に悩みを抱えていた事業部から、多くの自発的課題発見/解決型の技術者を輩出した。◎11年にわたる企業の技術者勤務の後、自らの専門性を生かし複数企業と直接顧問契約を結ぶFRPコンサルタントとして独立。サポートを行う中で多くの企業が技術者人材育成に苦労している実情に直面。過去の技術者育成経験から、「一般的な人材育成」と異なる技術者に特化した「技術者人材育成」が必要と考え、「技術者人材育成研究所」を創業。FRPコンサルタントとしてFRPに関連する高い専門性の技術指導やサポートを行う一方、その受け皿となる現場の技術者の人材育成にも精力的に取り組んでいる。◎主な著書に『技術報告書 書き方の鉄則』、『CFRP~製品応用・実用化に向けた技術と実際~』(共著)など。◎Professional member of Society of Plastics Engineers( SPE; 米国プラスチック技術者協会)◎– 高分子学会(The Society of Polymer Science) 正会員◎– 繊維学会(The Society of Fiber Science/Technology)正会員◎– NPO インディペンデント・コントラクター協会(IC協会)正会員◎– 国立大学法人 福井大学 非常勤講師 http://engineer-development.jp/