管理文書ファイル置き場のカイゼン〈機械工具屋さんの3S活動奮闘記〉

(株)鬼柳の葛西です。

今回は、管理文書ファイルのカイゼンについて書きたいと思います。

管理文書を保管する際にファイルへ綴じて書庫などで管理されている会社が多いと思われます。

同じメーカーや同じサイズで統一されたり、背表紙にファイル名を書いて誰が見ても分かるようにしたり、特に3S活動を取り組んでいる会社だと、形跡管理の手法の一つだと思いますが、背表紙にテープを斜めに貼ったりとか、色々と工夫をされている会社も多く見受けられるようですね。

当社も書庫でファイルを管理していましたが、従来はサイズもバラバラでファイルの背表紙にはファイル名も書いておらず、開けてみないと中身が
わからないような「お楽しみ袋」のような状態で、まさに社員一人一人の「勘」とか「感覚」とかという言葉が似合うような世界だったんです。

3Sを取り組むようになり、背表紙にはファイル名が記入されるようになってファイルの中身は分かるようになったのですが、「整頓」する為のルールというか決め事がないために、毎回ファイルを取り出した際には、元々あった場所と戻る場所が常に変わってしまう「整列」された状態になっていました。

整列ではなく、整頓された状態を維持できるような仕掛けを作ろうということで、形跡管理を試験的に始めようと思ったのですが、どうやったら誰でも同じ場所へスグに戻せるようになるだろうか……

ファイルの背表紙にテープを斜めに貼るのも悪くないけど、どこの会社もやってるし……面白くて来社された方が見て感心されるようなカイゼン取り組みにしたいし……

等々と頭を悩ませていた時に、ふと『ドラゴンボール』の背表紙のことを思い出しこのネタでやってみようとスタートしました。

どうせやるなら北上らしさということで「鬼検舞」と「展勝地」の写真を使って背表紙を印刷して作り、今はこんな感じになっています。

カイゼン前と後では殺風景だった書庫も華やかな感じに見えますし、ちゃんと整頓のルールも守られているようなので、これから他の管理文書ファイルにも水平展開をしていけたらと考えております。

当たり前なことですが、確かにファイルの並ぶ順番が変わってたら「違和感」そのものですよね（笑）

ホント人間の心理って不思議なものです……