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2.7 DBで情報を共有する

【問題6】同じ情報なのに複数の部署各々で管理している。

データベース（DB）というのは、会社や工場の中で共通に用いられる情報を1ヶ所に集めて管理し、必要に応じてだれもが利用できるようにした情報の保管庫です。

標準化によって整理された情報は、データベースを利用して整頓します。

データベースに求められる機能の一つは大量データの集中管理ということです。

この管理を効率的に行うためにデータにコード番号を付けます。

コンピュータは、人間の言葉より一定の規則に従ったコード番号の方が扱いやすいからです。

人間が扱うときだけ（これをマンマシンインターフェースといいます）、日常用語に翻訳したデータにすれば良いのです。

コードは機械が読めれば良いので、重複さえしなければ、通し番号でもランダムな英数字でも構いません。

人間がコードを読む場合を想定して、桁に意味を持たせることもあります。

小さなデータベースなら、Excelでも作ることができます。

最初は、標準化を進めながら、Excelで整備していくのが良いでしょう。

ところが、データの量が増えてくると処理に時間が掛かるようになり、Excelでは扱いにくくなってくるので、Accessに置き換えて利用するようにします。

AccessはExcelとのデータのやりとりが容易にできるデータベース用の簡易ソフトです。

もちろん、この段階で市販のシステムを検討するのも良いでしょう。

標準化も何もしていない状況に比べれば、かなり楽に導入することができるはずです。

標準化による管理のインフラ整備と、ITを利用した管理の効率化についてお話をしました。

次回からは、これらを前提とした、個々の管理の中身についてお話をします。

出典：『Dの問題』面白狩り（おもしろがり）

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