誰にも聞けない「サービス業の3S改善」現場改善コーチが伝授します

【11】事務所には要らないものがいっぱい

「整理」で説明しましたが、「要るもの」とは使うものでした。

それでは、事務所の中の要らないもの、つまり、使わないものを探してみましょう。

事務所の中には、机、引き出し、カウンター、テーブルなどがあります。

まずは、それぞれの機能を明確にしていきましょう。

机は仕事をするところです。引き出しは、仕事に使うものだけを置くところです。

カウンターは、皆さんで使う共用ファイルや備品の在庫を置くところです。

テーブルは、会議や打ち合わせをするところです。

まず、テーブルの上にものが置いてあるのは、おかしいことに気が付きます。すぐに、持ち主に返しましょう。

テーブルの端に、資料などを積み上げているのを見かけますが、ものを置くところではありません。

小さなテーブルを共用の文房具置き場にしているのを見かけますが、良いアイデアだと思います。

パンチや大型のホッチキス、テプラなど、あまり使わないものを共用で置いている場合です。

空いている机を共用文房具置き場にしているのも良いですね。

次に机を、チェックしてみましょう。

だいたい、固定席の机を使っていると思います。

そのため、自分の机という感覚になり、どうしても、引き出しが満杯になってしまいます。

しかし、自由席だったら、どうでしょうか?　自分のものは置けませんね。

そうなんです。会社の机や引き出しには、個人のものは置かないのが原則です。

置けるのは、現在、取り組んでいる資料だけなのです。

机のすぐ下に、大きな薄い引き出しがありますが、そこが懸案の資料の置き場なのです。

朝、その引き出しから、懸案の資料を出して、終業時にその引き出しにしまって帰るのです。

すると、机の上には何も置くものはなくなるのです。

引き出しの下の大きな部分には、キングファイルなどに入った資料がたくさん入っているでしょう。

本来は、共通ファイルとして、カウンターに入れるべきです。

多少の個人情報のファイルもあると思いますが、個人で持つのはそれだけです。

すると、大きな引き出しはガラガラになります。

そこに、私物を一時的に置くのは、仕方ないでしょう。本来は、個人ロッカーに置くのが望ましいです。

弁当やお茶などの私物を、一時的に置くのはOKとしましょう。

いつも使う文房具は、引き出しの一番上の部分に入れましょう。毎日、使うものだけです。

ホッチキスの針や、消しゴムの在庫は、いつも使わないので、共通部分にみなさんの在庫として置きましょう。

カウンターにファイルを置きますが、あらかじめ業務に必要な大きさのものを準備することが重要です。

仕事が進むにつれて資料が増えるので、ファイルには余裕が必要です。

たまに、パンパンになったファイルで仕事を進めている人を見かけます。運ぶのも重いし、とてもやりにくそうです。

ファイルには、保管用のファイルと、懸案中のファイルがあり、別にする必要があります。

保管用ファイルは、倉庫に置いた方が良いでしょう。

懸案用のファイルが満杯になれば、保管用に移動すれば良いのです。

懸案用のファイルは、皆さんが使うので、いつも置き場所が決まるようにすべきです。

そのために、背表紙に斜めにラインを入れるなどの工夫が必要です。

カウンターの中にも、使わない資料や本などがどんどん増えていくので、毎月1回ぐらいはチェックする必要があります。

しっかりと「整理」を行って使わないものを減らしてください。

事務所の場合は、少し放っておくとひどい状態になりやすいので、こまめなチェックが重要です。