【Dの問題】DBで情報を共有する
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2.7 DBで情報を共有する
【問題6】同じ情報なのに複数の部署各々で管理している。
![スクリーンショット 2017-08-03 15.13.56](https://news.aperza.jp/wp-content/uploads/2017/08/03151819/a2f105b96917a877a8b2360a57466b8a.png)
データベース(DB)というのは、会社や工場の中で共通に用いられる情報を1ヶ所に集めて管理し、必要に応じてだれもが利用できるようにした情報の保管庫です。
標準化によって整理された情報は、データベースを利用して整頓します。
![スクリーンショット 2017-08-03 15.14.30](https://news.aperza.jp/wp-content/uploads/2017/08/03151859/c4d59887b5d29f8ac1b160430adf6303.png)
データベースに求められる機能の一つは大量データの集中管理ということです。
この管理を効率的に行うためにデータにコード番号を付けます。
コンピュータは、人間の言葉より一定の規則に従ったコード番号の方が扱いやすいからです。
人間が扱うときだけ(これをマンマシンインターフェースといいます)、日常用語に翻訳したデータにすれば良いのです。
![スクリーンショット 2017-08-03 15.14.45](https://news.aperza.jp/wp-content/uploads/2017/08/03151948/0829db13cb5dad21c9d73ba07b0df369.png)
コードは機械が読めれば良いので、重複さえしなければ、通し番号でもランダムな英数字でも構いません。
人間がコードを読む場合を想定して、桁に意味を持たせることもあります。
![スクリーンショット 2017-08-03 15.14.57](https://news.aperza.jp/wp-content/uploads/2017/08/03152016/e85ab947586878cca10ee2556820717c.png)
小さなデータベースなら、Excelでも作ることができます。
最初は、標準化を進めながら、Excelで整備していくのが良いでしょう。
ところが、データの量が増えてくると処理に時間が掛かるようになり、Excelでは扱いにくくなってくるので、Accessに置き換えて利用するようにします。
AccessはExcelとのデータのやりとりが容易にできるデータベース用の簡易ソフトです。
![スクリーンショット 2017-08-03 15.15.05](https://news.aperza.jp/wp-content/uploads/2017/08/03152112/3c014b22ec3e20e830cac93b24c04a4d.png)
もちろん、この段階で市販のシステムを検討するのも良いでしょう。
標準化も何もしていない状況に比べれば、かなり楽に導入することができるはずです。
標準化による管理のインフラ整備と、ITを利用した管理の効率化についてお話をしました。
次回からは、これらを前提とした、個々の管理の中身についてお話をします。