購買部門からみる納入仕様書について

おさらい　【納入仕様書】について

納入仕様書について過去ブログにて解説しましたので、ここでは簡単におさらいです。

納入仕様書は、「納入する側」が「納入される側」に発行する書類になります。

主に内容は、納入物の規格や仕様が記載されています。

つまり「この製品はこういう仕様ですよ」と言っているようなものです。

なので納品された物が仕様書から逸脱した規格の場合、納入者に対して証拠を持って規格について問い合わせることができます。

逆を言うと、納入者は仕様書と違うものを納品してしまうとお客さんから「違いますよ」と言われてしまいます。

よって内容をしっかり確認することが重要であり、確認する際は何か問題が発生した時を想定して確認を行うことが重要です。

今回はそんな納入仕様書を普段、購買部門である私がどこに気を付けてチェックするか、3つのポイントをざっくり紹介いたします。

1.生産拠点

その製品がどの地域で生産されているのか、記載があるか確認をします。

これは甚大な被害をもたらす災害が発生した場合、その製品の生産拠点が該当しているか確認するために記載をチェックしています。

つまり、BCP（事業継続計画）的に記載が必要になるということですね。

2.仕様変更連絡

仕様書に記載されている仕様・規格から変更がある際、連絡を行うと記載があるかチェックします。

この記載が無い場合、納入側は仕様変更を通知せずに納入することができ納入される側は受け取った時、いつもと違うものを受け取ることになってします。

このような状態になると、納入側は「記載が無いから通知は必要ない！」となり、納入される側は「いつもと違うものを納品した！」と双方にとって関係悪化を招きかねない状況になってしまいます。

このようなことを避けるためにも記載を確認しています。

3.生産終息連絡

皆さん、普段購入しているものが急に買うことができなくなったらどう感じますか？

私はもちろん焦りますし、代替品を探さなくてはなりません。

しかし、代替品を探すことも時間がかかってしまいます。

そのためにも事前に連絡をもらい、代替品を探す猶予を確保するためにもこの記載を確認します。

ざっくりとポイントを書きましたが、このほかにも梱包形態や標準納期など確認すべきところは多くありますが今回は割愛させて頂きます。

しかし、今回改めて確認ポイントを考えると自社と他社の円滑な取引のためという部分が大きいと思います。

仕様書を締結し、それを遵守することで互いに気持ちのよい取引を保っているなと感じました。

これからも、自社の生産のためだけではく取引先様との取引のためにも仕様書をしっかり確認したいと思います！