営業部で扱うデータ集計。時短するのに押さえておきたいエクセル機能

営業部で扱うデータ集計。時短するのに押さえておきたいエクセル機能

エクセルって奥が深くて簡単な計算式やグラフなどを覚えたら、次は何から手をつけたらいいのかわかりませんよね。

営業部でよく使う機能をピックアップしてみました。

売上分析について

営業部からの投稿です。

営業部について回るのが、予算、売り上げ。

予算を達成するため、営業部では、さまざまな分析をします。

 

〇予算通りにオーダーが来ているか。

〇予算よりたくさんオーダーが来ている顧客はどこか。

〇オーダーが落ちている顧客はどこか。

〇伸びているテクダイヤの製品は何なのか。

〇どのサイズのどんな材料が伸びているのか。

〇伸びている市場は何なのか。

〇この先はどうか。

 

こういった分析を行うのに、よく使うのが、エクセルのピポットテーブルとVLOOKUPです。

エクセルはたくさんの機能がありますが、この2つを押さえておくと、作業の効率がぐっと上がります。

 

ざっくり言うとピポットテーブルは、集計機能。

VLOOKUPは、検索機能+α。

 

売上実績の集計を出したいとなると、ピポットテーブルの登場です。

顧客別・製品別・サイズ別を、1日ごと、1ヶ月ごと、1年ごとの集計を出すなどピポットテーブルで、ぽちぽち選んでいけば集計してくれます。
a

b c

 

集計したリストの見せ方も、いろいろとカスタマイズが可能。

これをグラフ化すると可視化できたりします。

 

ピポットテーブルで、実績の集計ができたとします。

次に顧客別の予算表と実績を比べたいから、予算表に実績を足すとしたら、登場するのが、VLOOKUPの検索機能+αです。

何が+αかというと、検索条件に一致した場合、データを抽出してくれる機能付き。

 

=VLOOKUP(検索値、範囲、列番号、検索の型)

 

なんかいろいろと指示が出てきました。

検索値って? 予算表と実績表、どっちの資料を使うの??って、なりませんか?

(私は、最初にこの壁にぶつかった記憶があります。)

 

例えば、

①予算表にA社からZ社まであるとして、

②A社のところにA社の実績を、B社のところにB社の実績を

③実績表から探して値をもってきてくれるもの。

④完全一致しないものは外す、がオススメ

 

①検索値:予算表の会社名

②範囲:実績表

③列番号:実績表の中に、検索値と同じ値(会社名)のある列から何番目の列に実績があるか

④検索の型:完全一致がオススメ

d

 

検索が一致しない時に出るN/Aを表示させたくないから、IFERRORの関数も組み合わせられたら、ちょっとエクセルが上達した気分。

ピポットテーブル、VLOOKUPが出来て、さらに他の機能も合わせで使えると、スピードが格段にあがってきます。

出来上がったデータをもとに、営業部では分析を行い、顧客へ確認をおこなっていきます。

 

A社の場合

「最近、注文が増えているようですが、御社の顧客から注文が増えていますか?」

「そうそう、実は、〇〇の製品に御社のキャパシタを使っているんだけど、この製品が伸びていてね。しばらく注文が増えると思うよ。」(なので納期よろしくね!)

なんて情報がもらえたりします。

 

B社の場合

「この型番、今月ご注文が来ていないようなんですけど、近々注文のご予定はありますか?」

「え?注文いってない?確認するよ!」

無事に注文ゲット!

 

なんてこともあります。

 

そうやってお客様とのリレーションを築き上げていくのにも必要なのがデータ。

そしてそのデータを早く、楽に、正確に出してくれるのが、エクセルだったりします。

 

テクダイヤには、エクセルに強い人がたくさんいます。

他の部門から出てくるデータに組まれている関数の式をみると、なるほどって思うのがたくさん出てきます。

各自が作る資料によって、エクセルで使う機能はさまざまですが、営業部でのデータ分析を行う上でよく使うと思うのは、おおきく2つだったのでご紹介でした。


創業40年の製造業。ダイヤモンド事業からスタートしたテクダイヤは、会社本来の「人好き」が作用し、人との出会いを繰り返しながら業態変化を続ける。 現在はセラミック応用技術・精密機械加工技術・ダイヤモンド加工技術をコアとしながら先端技術のものづくりを支える。スマホやデータセンターなどの通信市場、更にはNASAやバイオ領域にも進出中。