営業部で扱うデータ集計。時短するのに押さえておきたいエクセル機能

エクセルって奥が深くて簡単な計算式やグラフなどを覚えたら、次は何から手をつけたらいいのかわかりませんよね。

営業部でよく使う機能をピックアップしてみました。

売上分析について

営業部からの投稿です。

営業部について回るのが、予算、売り上げ。

予算を達成するため、営業部では、さまざまな分析をします。

〇予算通りにオーダーが来ているか。

〇予算よりたくさんオーダーが来ている顧客はどこか。

〇オーダーが落ちている顧客はどこか。

〇伸びているテクダイヤの製品は何なのか。

〇どのサイズのどんな材料が伸びているのか。

〇伸びている市場は何なのか。

〇この先はどうか。

こういった分析を行うのに、よく使うのが、エクセルのピポットテーブルとVLOOKUPです。

エクセルはたくさんの機能がありますが、この2つを押さえておくと、作業の効率がぐっと上がります。

ざっくり言うとピポットテーブルは、集計機能。

VLOOKUPは、検索機能＋α。

売上実績の集計を出したいとなると、ピポットテーブルの登場です。

顧客別・製品別・サイズ別を、1日ごと、1ヶ月ごと、1年ごとの集計を出すなどピポットテーブルで、ぽちぽち選んでいけば集計してくれます。

集計したリストの見せ方も、いろいろとカスタマイズが可能。

これをグラフ化すると可視化できたりします。

ピポットテーブルで、実績の集計ができたとします。

次に顧客別の予算表と実績を比べたいから、予算表に実績を足すとしたら、登場するのが、VLOOKUPの検索機能+αです。

何が＋αかというと、検索条件に一致した場合、データを抽出してくれる機能付き。

=VLOOKUP(検索値、範囲、列番号、検索の型)

なんかいろいろと指示が出てきました。

検索値って？　予算表と実績表、どっちの資料を使うの？？って、なりませんか？

(私は、最初にこの壁にぶつかった記憶があります。)

例えば、

①予算表にA社からZ社まであるとして、

②A社のところにA社の実績を、B社のところにB社の実績を

③実績表から探して値をもってきてくれるもの。

④完全一致しないものは外す、がオススメ

①検索値：予算表の会社名

②範囲：実績表

③列番号：実績表の中に、検索値と同じ値(会社名)のある列から何番目の列に実績があるか

④検索の型：完全一致がオススメ

検索が一致しない時に出るN/Aを表示させたくないから、IFERRORの関数も組み合わせられたら、ちょっとエクセルが上達した気分。

ピポットテーブル、VLOOKUPが出来て、さらに他の機能も合わせで使えると、スピードが格段にあがってきます。

出来上がったデータをもとに、営業部では分析を行い、顧客へ確認をおこなっていきます。

 

A社の場合

「最近、注文が増えているようですが、御社の顧客から注文が増えていますか？」

「そうそう、実は、〇〇の製品に御社のキャパシタを使っているんだけど、この製品が伸びていてね。しばらく注文が増えると思うよ。」(なので納期よろしくね！）

なんて情報がもらえたりします。

B社の場合

「この型番、今月ご注文が来ていないようなんですけど、近々注文のご予定はありますか？」

「え？注文いってない？確認するよ！」

無事に注文ゲット！

なんてこともあります。

そうやってお客様とのリレーションを築き上げていくのにも必要なのがデータ。

そしてそのデータを早く、楽に、正確に出してくれるのが、エクセルだったりします。

テクダイヤには、エクセルに強い人がたくさんいます。

他の部門から出てくるデータに組まれている関数の式をみると、なるほどって思うのがたくさん出てきます。

各自が作る資料によって、エクセルで使う機能はさまざまですが、営業部でのデータ分析を行う上でよく使うと思うのは、おおきく2つだったのでご紹介でした。

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