監査チェックシート・形式チェックには要注意!!

監査チェックシート・形式チェックには要注意!!

前回工場監査は事前の準備がとても大事で、
それをツール化した監査チェックシートを作成して運用するようにしたことを紹介しました。

 

この内容に関して、読者の方からコメントをいただいたので紹介したいと思います。
芋たこ北京さんありがとうございました。

◆当方監査している立場から今回の話、100%アグリーです。
→ありがとうございます。

◆チェックシートを予備調査時点で個別に作り、
往査時の漏れを防ぐ事、チェック漏れもその後の追加調査で聴くのも当然でしょうし、
当方では、一部意図的に追加調査で電話確認をしています。

◆監査現場では相手も緊張しており、それが帰ったというので、
ほっとした所を狙って、こうした追加質問をすると、意外なボロが出る場合があります。
また、監査時間が不足する場合には、とにかくまず書類コピーだけ取って、
後から聞く事で、相手の日常の動きが読めるという効果もあります。

→意図的に後から追加調査をするというのは、わたしはやったことがありません。
すごい人がいるものだと思いました。

→後から聞くことで、先方の普段の姿、
つまり素の部分を確かめることができるという視点は、大いに参考にしたいと思います。

◆ただ、一点、チェックシートの怖さ、特に個別ではなく、
チェックシートを一般化した時に発生する形式監査には注意が必要。

◆当社の別の部門・・・
事業会社を管理する部門での矛盾がまさにチェックシートを統一化した結果発生したのが、
チェックシートを埋める事が仕事になり、目の前の相手に正対しないという現象が発生しました。

◆更には、チェックシートを事前に相手先に送って、埋めさせ、
それを往査時に回収だけしに行く現象も起きました。
勿論チェックシートを、相手側の自主チェックツールとして活用してもらえればいいのですが、
チェックシートを中心にした仕事、教条的な仕事に中国人社員の場合なりがち。

→この指摘は非常に痛いところを突いています。
チェックシートを使っているとこのようなことに陥ることがあります。
実際、わたしもこうなりかけたことがあります。

→中国人部下の育成や監査レベルの維持には非常に有効ですが、
中国人の場合、注意していないとご指摘の傾向になります。

◆教えるべき、確認すべきは、WHYなのに、HOW TOを確認してしまう。
プロセスやフローの背景にある、何故そうするのかの目的が置き去りにされ、
プロセスやフローができているかをチェックしてしまう、特にJSOX対応で、
一部コンサル会社からはそうした形式チェックの指導を受けた企業も多いだけに、
書類を見て現場を見ない所も多い。

最後に次のような魯文の文章を紹介いただきました。

◆魯迅に以下の文章があります。
必須敢于正視、這才可望敢想、敢説、敢作、敢当。
あえて正視してこそ、はじめて果敢に考え、説き、行い、事に当たれるのだ。

 

出典:toimprove/entry-12237935371.html” target=”_blank”>監査チェックシート・形式チェックには要注意!!


KPIマネジメント代表・チーフコンサルタント◎電機系メーカーにて技術部門、資材部門を経て香港・中国に駐在。現地においては、購入部材の品質管理責任者として購入部材仕入先品質指導及び品質改善指導。延べ100社に及ぶ仕入先工場の品質改善指導に奔走 ◎東京都/千葉県商工会連合会専門エキスパート(品質管理、製造業指導) GCS認定コーチ◎日本生産性本部経営アカデミー講師 名古屋外国語大学非常勤講師 セミナー/企業研修講師多数◎中国工場コンサルティング実績 日系中国工場品質改善及び管理体制の見直し(広東省)、中国企業品質管理体制の構築(福建省1社)、中国企業労務人事管理監査対応指導(パートナーコンサルタントと共同で実施:広東省1社)、米国D社の労務人事監査指摘事項への対応を指導、中国工場品質管理体制の構築(広東、大連など2社)、中国工場運営管理支援(広東1社)、外観検査の精度向上指導(広東1社)、中国生産委託先工場監査代行(広東1社) 国内工場管理の見直し及び製品コストダウン、外灯製造会社の5S指導、金属加工会社の品質管理・改善、生産性向上指導(1社)、金属加工会社の組織再構築、経営改革指導(1社)、板金塗装会社の5S指導(1社)、環境関連企業の新工場立ち上げ支援(1社)◎製造業向け社員研修実績 中国人管理者教育(広東、大連、厦門など3社)、コーチング研修(2社)、来日した中国企業スタッフ研修、中国赴任前研修(パソナ様)、若手社員向け中国工場の問題点と対処法(和歌山県工業技術センター様)、中国工場品質管理講座&異文化コミュニケーション(富士通テレコムネットワークス様)、仕入先様品質管理勉強会 テーマ:中国工場での品質管理の進め方(株式会社オートバックスセブン様)、中国への生産委託に伴う工程/品質管理のポイント(N社様、I社様) ◎著書 こうすれば失敗しない!中国工場の品質改善<虎の巻>(日刊工業新聞社)、雑誌「標準化と品質管理」2012年8月号特集記事執筆(日本規格協会)、外観検査の不良見逃し・ばらつき低減(技術情報協会・共同執筆)、通信教育講座「外観目視検査の進め方と留意点」担当講師(テキスト執筆、添削指導) ◎KPIマネジメント http://www.prestoimprove.com/index.html ブログ「中国工場での品質管理・品質改善」https://ameblo.jp/prestoimprove/